Guida essenziale per andare oltre la ricerca disperata di un paio di slot liberi

Non tutti ricordiamo un periodo in cui siamo stati padroni della nostra agenda – c’è davvero mai stato?

Senza dubbio, in ogni caso, nell’era digitale, gestire efficacemente il nostro tempo è diventato una sfida ancora più complessa.

Tra e-mail incalzanti, videocall, scadenze, incertezze, stanchezza e disaffezione al lavoro… Le giornate si riempiono senza soluzione di continuità.

E senza garantire grandi soddisfazioni, perché con la condanna a mantenere un moto perpetuo si accompagna al senso di colpa che ci prende quando ci fermiamo a celebrarle.

Il potere (poco sfruttato) dell’agenda

Sembra scontato, e pure un po’ vintage, eppure l’uso strategico dell’agenda può essere la chiave per migliorare l’organizzazione del proprio tempo e continuare a farlo nel futuro.

Perché un’agenda è molto più di un semplice strumento per appuntare impegni da ricordare e cui assolvere.

È l’alleato più forte

• per riflettere (dati alla mano) su come spendiamo realmente il nostro tempoe
• per la conseguente pianificazione strategica delle nostre giornate lavorative.

Il game changer è imparare a scorrerla a ritroso, per far affiorare davvero un mare di informazioni su di noi.

Pronti?!

Rileggere la nostra agenda alla luce di come sappiamo essersi svolti i giorni passati, considerando anche il carico emotivo che ce ne è derivato, ci consente di verificare come abbiamo usato il nostro tempo e quindi

• cosa ricorre (es. l’interruzione da parte di un collega, la confusione a un certo stadio di gestione di un progetto con un certo team, la demotivazione in chi si sente poco coinvolto…)
• quando un compito si dilata e quando rispetta la pianificazione
• cosa è ragionevole che si ripeta (perché, ad esempio, proteggere dalle interruzioni una fase della nostra giornata – come potrebbero essere le 2 ore dopo la pausa pranzo – ci assicura una base di produttività che ci motiva e riduce il senso di frustrazione)
• cosa avremmo potuto evitare, visti i risultati (es. rimandare, ritardare l’allineamento di aspettative con il cliente, …)
• cosa dobbiamo assolutamente evitare (es. pianificare un impegno complesso nel tardo pomeriggio e renderci conto solo allora che non riusciamo ad confrontarci con i colleghi/ reperire informazioni di cui avremmo avuto bisogno)
• dove abbiamo perso tempo (es. in attività che non siamo stati in grado di convertire in business, in attività non più coerenti con la nostra value proposition…)
• quali “imprevisti” si ripetono (sono rari gli imprevisti non prevedibili!)
• cosa ci dà energia, e cosa ce la toglie (es. le lamentele dei colleghi, le nostre…)
• …

Perché non è solo una questione di gestione del tempo

L’elenco appena visto insieme ci rivela un’altro potere essenziale della nostra agenda, specie in momenti di grande incertezza: ci dice, senza giudizio,

• come stiamo
• che controllo abbiamo sul nostro tempo
• dove possiamo intervenire per recuperare tempo e, appunto, energie.

Di nuovo, che stiamo male e non troviamo il tempo potremmo saperlo da soli, certo. Ma tra busy bragging e stresslaxing– termini inglesi che danno un nome rispettivamente all’orgoglio che ci genera il constatare che la nostra agenda trabocca di impegni e all’ansia mista al senso di colpa che sperimentiamo appena tentiamo di rallentare -, la verità è che limitarci a confidare sulla nostra forza di volontà è poco più di un desiderio espresso la prima volta nell’anno che si mangia l’anguria.

Se siamo arrivati sin qui facendo quello che abbiamo sempre fatto – per migliorare le cose devono cambiare.

L’agenda a ritroso: istruzioni per l’uso

L’agenda permette di gestire non solo gli impegni futuri, ma anche di riflettere su come abbiamo speso il nostro tempo.

Questa doppia possibilità di lettura aiuta a identificare schemi di comportamento, abitudini funzionali alla produttività e al benessere (nelle mansioni e nelle relazioni, e abitudini meno efficaci da ridurre fino a perdere.

Definire le priorità di oggi (e di quest’anno)

Mappare attività e risultati consente di definire le priorità in base all’urgenza e all’importanza delle voci della nostra to do list.

Voci che devono sempre essere scritte come azioni da compiere, per consentire di identificare il tempo che prenderanno e i soggetti coinvolti e scegliere quindi quando programmarle.

Ciò facilita peraltro il focus sulle attività che realmente spingono verso il raggiungimento degli obiettivi personali e professionali.

Integrazione del tempo libero nell’agenda

L’agenda aiuta a garantire che tempo sufficiente sia dedicato agli impegni lavorativi, agli interessi personali, alla famiglia e al riposo, sostenendo la possibilità concreta di proteggere il tempo più nostro e di rispettare le barriere che poniamo da soli.

Una particolare attenzione va prestata per il tempo libero: libero non vuol dire non pianificato. Tutto quel che non è pianificato rischia di cedere il passo a quel che lo è, o alle priorità altrui. Attenzione, quindi, nella lettura a ritroso, a verificare quanto tempo libero siamo stati in grado di assicurarci, e soprattutto di goderci.

Strategie per Utilizzare Efficacemente l’Agenda

Revisione quotidiana… “Billando”

Dedicare tempo ogni giorno per esaminare e pianificare le attività del giorno successivo può insegnare molto. Farlo mentre si annotano le prestazioni quotidiane nel gestionale dell’organizzazione è quel piccolo step in più che dà un ritorno in concretezza e controllo del tempo davvero efficace.

Anche perché è proprio rileggendo l’agenda che si possono identificare le cose da far accadere con metodo, e collocarle, appunto, ancora in agenda.

Analisi settimanale

Al termine di ogni settimana, una revisione delle attività completate rispetto a quelle pianificate può fornire intuizionisu come migliorare la pianificazione futura e come mantenere la rotta.

Non si tratta di reinventare la ruota: si tratta di non vivere a nostra insaputa.

Segmentazione delle attività

Organizzare l’agenda in blocchi di tempo (colorati) dedicati a specifiche categorie di attività può aiutare a mantenere la concentrazione e a ridurre lo stress perché facilita il rendersi conto se il tempo è davvero impiegato in linea con le nostre priorità.

L’agenda come strumento di consapevolezza

Più che un semplice registro di impegni, l’agenda può diventare uno strumento di consapevolezza e crescita professionale.

Notare le emozioni e le nostre reazioni alle diverse situazioni giornaliere può trasformare l’agenda in uno strumento che offre preziosi spunti sui propri schemi comportamentali e sulle conseguenze che generano su di noi quando lasciamo che siano agiti senza attenzione.

Conclusione

L’agenda perfetta non è un mito. Come ogni strumento, si può imparare a usarlo con maestria fino ad adattarlo alle nostre esigenze.

Non è tanto il tipo di agenda a fare la differenza (sebbene quella elettronica sia preferibile nei termini in cui consente facili spostamenti), quanto il modo in cui viene utilizzata.

Con un approccio strategico all’uso dell’agenda, è possibile non solo migliorare la gestione del tempo, ma anche aumentare la qualità della vita lavorativa e personale, rendendo ogni giorno più nostro e realmente meno stressante.

In questo video alcune riflessioni per approfondire tanti degli spunti condivisi in questo articolo.

Fatemi sapere che ispirazione avete trovato e quale trucco userete per riprendere il controllo della vostra vita!

Si impara anche crescendo insieme.